Warunki korzystania

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Administrator — MEDCONGRESS GROUP sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Chmielnej 2/31, 00-020 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001237036, NIP 5253087146, REGON 544567895, będąca organizatorem Kongresu oraz usługodawcą w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a także administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO.
2. Serwis — serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem iccsh2027.org wraz ze wszystkimi podstronami, w tym /pl/.
3. Użytkownik — osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z usług świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu.
4. Konsument — Użytkownik będący osobą fizyczną dokonujący z Administratorem czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową, w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
5. Przedsiębiorca — Użytkownik prowadzący we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, dokonujący czynności prawnej związanej bezpośrednio z tą działalnością.
6. Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej (art. 7aa oraz art. 38a ustawy o prawach konsumenta).
7. Konto — wydzielony w Serwisie, indywidualny zbiór zasobów i uprawnień przypisanych Posiadaczowi Konta, zabezpieczony loginem (adresem e-mail) i hasłem, umożliwiający korzystanie z usług Serwisu.
8. Posiadacz Konta — wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, na którą zarejestrowane jest Konto. Konto jest zawsze przypisane do jednej, zidentyfikowanej osoby fizycznej i nie może być udostępniane osobom trzecim ani przypisane bezpośrednio osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej.
9. Strona Umowy (Płatnik) — Użytkownik, w którego imieniu i na którego rzecz zawierana jest Umowa oraz który jest zobowiązany do zapłaty; może nim być zarówno osoba fizyczna będąca Posiadaczem Konta, jak i osoba prawna albo jednostka organizacyjna, o której mowa w pkt 3, reprezentowana przy zawarciu Umowy przez Posiadacza Konta działającego na podstawie odpowiedniego umocowania. Dane Strony Umowy (w tym dane do faktury) mogą różnić się od danych Posiadacza Konta.
10. Rejestracja — usługa polegająca na zgłoszeniu uczestnictwa w Kongresie w jednej z dostępnych form uczestnictwa (Participant, Presenter, Online Participant) wraz z wyborem kategorii i taryfy opłaty oraz ewentualnych Add-onów.
11. Bilet — uprawnienie do uczestnictwa w Kongresie w wybranym zakresie, nabywane przez Użytkownika w wyniku skutecznej Rejestracji i dokonania płatności zgodnie z §6 ust. 8; Bilet dotyczy wydarzenia oznaczonego co do dnia świadczenia (21–23 października 2027 r.).
12. Abstrakt — ustrukturyzowane (w układzie IMRaD) zgłoszenie pracy naukowej dokonywane przez Użytkownika za pośrednictwem Serwisu w celu jego oceny i ewentualnej prezentacji podczas Kongresu, wraz z załącznikami oraz listą autorów.
13. Add-on — usługa dodatkowa nabywana opcjonalnie wraz z Rejestracją (Workshop, Gala Dinner, Gala Dinner Student, Accompanying Person).
14. Operator Płatności — Stripe, tj. Stripe Payments Europe, Limited oraz Stripe Technology Europe, Limited (Dublin, Irlandia), za pośrednictwem których realizowane są płatności online w Serwisie; usługi płatnicze świadczy Stripe Technology Europe, Limited — instytucja pieniądza elektronicznego nadzorowana przez Bank Centralny Irlandii (nr C187865).
15. Kongres — 1. Międzynarodowy Interdyscyplinarny Kongres „Cancer & Sexual Health" (ICCSH 2027), odbywający się w dniach 21–23 października 2027 r. w Szczecinie (22–23 października 2027 r. — w Courtyard by Marriott Szczecin City). Szczegółowy harmonogram i przypisanie świadczeń do obiektów określa aktualny program Kongresu.
16. Polityka Prywatności — dokument dostępny pod adresem /privacy-policy opisujący zasady przetwarzania danych osobowych.
17. RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
18. Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana między Administratorem a Użytkownikiem na zasadach określonych w Regulaminie, w tym umowa o uczestnictwo w Kongresie zawierana w wyniku Rejestracji.

1. Usługodawcą oraz organizatorem Kongresu jest:

   MEDCONGRESS GROUP sp. z o.o.

   Adres siedziby

   ul. Chmielna 2/31, 00-020 Warszawa

   KRS

   0001237036

   Sąd rejestrowy

   Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

   NIP

   5253087146

   REGON

   544567895

   Adres poczty elektronicznej: info@iccsh2027.org. Adresy kontaktowe dla poszczególnych spraw: rejestracja i reklamacje — registration@iccsh2027.org, abstrakty — abstracts@iccsh2027.org, sponsoring — sponsors@iccsh2027.org, sprawy ogólne i sprawy danych osobowych — info@iccsh2027.org.

2. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wyznaczenie Inspektora nie jest obligatoryjne na podstawie art. 37 RODO. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się pod adresem info@iccsh2027.org.
3. Kontakt z Administratorem możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz korespondencyjnie na adres siedziby.
4. Niniejszy Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie za pośrednictwem Serwisu w formie, która umożliwia jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści (pobranie i wydruk) w każdym czasie.
5. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu. Przed skorzystaniem z usług płatnych Użytkownik jest zobowiązany zapoznać się z Regulaminem i potwierdzić jego akceptację.
6. Wszystkie ceny podane w Serwisie są cenami brutto, podanymi w euro (EUR), złotych polskich (PLN) lub dolarach amerykańskich (USD), o ile wyraźnie nie wskazano inaczej. Wyjątkiem są pakiety sponsorskie i partnerskie: ceny tych pakietów podawane są w kwotach netto, a VAT doliczany jest, jeżeli ma zastosowanie.

1. Do korzystania z Serwisu oraz usług świadczonych drogą elektroniczną niezbędne jest:
   1. urządzenie końcowe (komputer, tablet, smartfon) z dostępem do sieci Internet;
   2. aktualna wersja przeglądarki internetowej obsługującej standard HTML5 i CSS3, w szczególności jednej z: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari (zalecane są najnowsze wydania);
   3. włączona obsługa języka JavaScript;
   4. włączona obsługa plików cookies w zakresie niezbędnym do działania Serwisu (cookies techniczne / niezbędne);
   5. aktywne i prawidłowo skonfigurowane konto poczty elektronicznej (e-mail).
2. Serwis nie wykorzystuje narzędzi Google Analytics, Meta Pixel ani innych plików cookies śledzących/marketingowych. Serwis wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do prawidłowego świadczenia usług.
3. Administrator dokłada starań, aby Serwis był dostępny w sposób ciągły, zastrzega jednak możliwość czasowych przerw technicznych wynikających z prac konserwacyjnych, modernizacyjnych lub przyczyn niezależnych od Administratora.
4. Administrator informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami dotyczącymi przekazywania danych poprzez Internet (m.in. ryzyko przechwycenia danych, działania złośliwego oprogramowania). W celu minimalizacji tych zagrożeń zaleca się stosowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego oraz nieudostępnianie osobom trzecim danych logowania.

1. Administrator świadczy za pośrednictwem Serwisu następujące usługi drogą elektroniczną:
   1. utworzenie i prowadzenie Konta Użytkownika;
   2. Rejestrację na Kongres w formach: Participant, Presenter oraz Online Participant;
   3. zgłoszenie Abstraktu wraz z załącznikiem;
   4. udostępnienie i obsługę formularza kontaktowego oraz formularza zapytania sponsorskiego (sponsor inquiry);
   5. wystawianie i udostępnianie faktur VAT w formie elektronicznej (po spełnieniu warunków z §8);
   6. wysyłkę wiadomości transakcyjnych związanych z realizacją powyższych usług (m.in. potwierdzenie konta, potwierdzenie rejestracji, decyzje dotyczące Abstraktu, potwierdzenie płatności, automatyczne odpowiedzi na zapytania). Wiadomości te nie stanowią informacji handlowej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Administrator nie prowadzi newslettera ani wysyłki marketingowej.
2. Usługa utworzenia i prowadzenia Konta, korzystania z formularza kontaktowego oraz formularza zapytania sponsorskiego jest nieodpłatna. Usługa Rejestracji na Kongres oraz nabycia Add-onów jest odpłatna na zasadach określonych w §6 i §8.
3. Umowa o świadczenie usług nieodpłatnych zawierana jest na czas nieoznaczony i ulega rozwiązaniu w chwili usunięcia Konta lub zakończenia korzystania z danej usługi przez Użytkownika.

1. Utworzenie Konta jest dobrowolne i nieodpłatne. Konto może być wymagane do dokonania Rejestracji na Kongres lub zgłoszenia Abstraktu.
2. Konto może założyć wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (Posiadacz Konta). Posiadacz Konta może działać w imieniu własnym albo — na podstawie odpowiedniego umocowania — w imieniu i na rzecz reprezentowanej Strony Umowy (Płatnika), którą może być również osoba prawna lub jednostka organizacyjna. Osoba prawna ani jednostka organizacyjna nie może być Posiadaczem Konta; jest Stroną Umowy reprezentowaną przez Posiadacza Konta.
3. W celu utworzenia Konta Posiadacz Konta podaje adres e-mail oraz ustanawia hasło, a także akceptuje niniejszy Regulamin oraz zapoznaje się z Polityką Prywatności.
4. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego na podany adres e-mail Administrator wysyła wiadomość zawierającą link aktywacyjny (e-mail typu account-confirmation). Umowa o prowadzenie Konta zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia adresu e-mail przez Użytkownika poprzez kliknięcie linku aktywacyjnego.
5. Administrator nie przechowuje hasła w postaci jawnej ani odwracalnie zaszyfrowanej. Przechowywany jest wyłącznie skrót kryptograficzny hasła z indywidualną solą, wygenerowany z użyciem aktualnie zalecanego algorytmu potwierdzonego w dokumentacji technicznej Administratora.
6. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania w poufności hasła do Konta oraz do nieudostępniania go osobom trzecim. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za skutki udostępnienia danych logowania osobom nieuprawnionym. W przypadku podejrzenia, że dane logowania zostały ujawnione osobom nieuprawnionym, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło lub skontaktować się z Administratorem.
7. Użytkownik zobowiązany jest do podawania danych prawdziwych, aktualnych i kompletnych oraz do ich aktualizowania.
8. Użytkownik może w każdym czasie i bez podania przyczyny zrezygnować z Konta, korzystając z funkcji usunięcia w panelu Konta, albo przesyłając żądanie jego usunięcia na adres info@iccsh2027.org. Usunięcie Konta jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy o prowadzenie Konta. Konto pozostające nieaktywne przez określony czas może zostać usunięte również automatycznie, po uprzednim powiadomieniu — zob. Regulamin konta §6.
9. Usunięcie Konta nie wpływa na ważność i wykonanie zawartych już umów o uczestnictwo w Kongresie ani na obowiązki Administratora wynikające z przepisów prawa (w szczególności obowiązek przechowywania faktur i danych rozliczeniowych). Zasady i okresy przechowywania danych po usunięciu Konta określa Polityka Prywatności.
10. Administrator może rozwiązać umowę o prowadzenie Konta za 14-dniowym wypowiedzeniem (lub zawiesić Konto) w przypadku rażącego naruszenia przez Użytkownika postanowień Regulaminu, dostarczania treści o charakterze bezprawnym lub korzystania z Serwisu w sposób zakłócający jego funkcjonowanie, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

1. Rejestracja umożliwia nabycie Biletu uprawniającego do uczestnictwa w Kongresie w jednej z form: Participant, Presenter lub Online Participant.
2. W ramach Rejestracji Użytkownik podaje dane niezbędne do realizacji umowy, w szczególności: tytuł, imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, kraj, instytucję, specjalizację, typ uczestnika, wymagania dietetyczne, uwagi dodatkowe, wybraną kategorię i taryfę opłaty, wybrane Add-ony oraz — w razie żądania faktury — dane do faktury (firma, ulica, miasto, kod pocztowy, kraj, NIP/taxId).

Kategorie opłat

Physician

Lekarz / specjalista posiadający prawo wykonywania zawodu

Resident

Lekarz w trakcie specjalizacji / rezydent (na podstawie odpowiedniego statusu)

Industry

Przedstawiciel branży medycznej lub farmaceutycznej (Industry) — osoba uczestnicząca w Kongresie w związku z zatrudnieniem, funkcją lub zleceniem wykonywanym dla przedsiębiorcy z branży farmaceutycznej, wyrobów medycznych, diagnostycznej, biotechnologicznej albo innego komercyjnego dostawcy produktów lub usług dla ochrony zdrowia. Administrator może zażądać dokumentu potwierdzającego status.

Taryfy

Early Bird

Early Bird — do 31 lipca 2027

Regular

Regular — do 30 września 2027

Late

Late — od 1 października 2027

O zastosowaniu danej taryfy decyduje moment Rejestracji — wypełnienia i przesłania formularza wraz z wyborem opłaty — pod warunkiem dokonania płatności w terminie, o którym mowa w pkt 9 poniżej.

Add-ony

Workshop

Workshop — Udział w warsztatach

Gala Dinner

Gala Dinner — Udział w kolacji galowej

Gala Dinner Student

Gala Dinner Student — Udział w kolacji galowej w obniżonej cenie dla studentów i doktorantów; status weryfikowany na miejscu, przy odbiorze identyfikatora, na podstawie ważnej legitymacji studenckiej lub doktoranckiej, a uczestnik, który jej nie okaże, dopłaca różnicę do ceny podstawowej

Accompanying Person

Accompanying Person — Udział osoby towarzyszącej w dwóch wariantach: tylko kolacja i ceremonia otwarcia (bez wstępu do przestrzeni wykładowej) albo pełny dostęp do przestrzeni wykładowej (bez certyfikatu uczestnictwa)

6. Ceny i waluta. Wszystkie ceny Rejestracji oraz Add-onów podane są odrębnie w euro (EUR), złotych polskich (PLN) i dolarach amerykańskich (USD) i są cenami brutto. Użytkownik wybiera walutę podczas Rejestracji i płaci kwotę podaną w wybranej walucie; ceny w poszczególnych walutach ustalane są niezależnie i nie stanowią wzajemnego przeliczenia. Jeżeli Użytkownik dokonuje płatności instrumentem płatniczym denominowanym w innej walucie, ewentualnego przeliczenia dokonuje bank Użytkownika lub wystawca instrumentu płatniczego według własnego kursu; Administrator nie ustala tego kursu i nie odpowiada za wynikające z niego różnice kursowe.
7. Procedura zawarcia umowy. Wypełnienie i wysłanie formularza Rejestracji wraz z wyborem opłaty stanowi złożenie przez Użytkownika oferty zawarcia umowy o uczestnictwo w Kongresie. Po wysłaniu formularza Użytkownik otrzymuje wiadomość registration-received potwierdzającą otrzymanie zgłoszenia, a następnie wybiera sposób płatności spośród wskazanych w §8 ust. 1.
8. Moment zawarcia umowy. Umowa o uczestnictwo w Kongresie (nabycie Biletu) zostaje zawarta z chwilą dokonania płatności w pełnej wysokości, tj.: a) przy płatności online — z chwilą potwierdzenia przez Operatora Płatności, że płatność została skutecznie dokonana; b) przy przelewie tradycyjnym — z chwilą uznania rachunku bankowego Administratora pełną należną kwotą. Niezwłocznie po stwierdzeniu płatności Administrator przesyła Użytkownikowi wiadomość payment-confirmed potwierdzającą zawarcie umowy i nabycie Biletu.
9. Termin płatności i brak płatności. Płatności należy dokonać w terminie 14 dni od dnia Rejestracji, nie później jednak niż przed pierwszym dniem Kongresu; do upływu tego terminu zgłoszenie rezerwuje wybrane miejsca. Jeżeli płatność nie zostanie dokonana w terminie, umowa nie zostaje zawarta, zgłoszenie przestaje rezerwować miejsca i może zostać anulowane. Płatność, która wpłynie po anulowaniu zgłoszenia albo gdy wybrane miejsca nie są już dostępne, Administrator niezwłocznie zwraca w pełnej wysokości; w pozostałych przypadkach Administrator może ją przyjąć, a umowa zostaje wtedy zawarta według ceny ustalonej przy Rejestracji.
10. Rezygnacja i zwroty. Dobrowolna rezygnacja Użytkownika, zmiana uczestnika oraz zasady zmiany terminu, formuły lub odwołania Kongresu przez Administratora (w tym zwrot opłaty) reguluje §12 poniżej oraz Polityka rezygnacji i zwrotów.

1. Użytkownik może zgłosić Abstrakt za pośrednictwem dedykowanego formularza w Serwisie. Zgłoszenie Abstraktu jest nieodpłatne, jednak prezentacja podczas Kongresu może wymagać posiadania ważnego Biletu zgodnie z informacjami publikowanymi w Serwisie.

Wymagania techniczne dotyczące zgłoszenia

Treść Abstraktu — pola wprowadzane w formularzu w układzie IMRaD: tytuł (zwięzły, opisowy, bez sztywnego limitu znaków), streszczenie (do 300 słów), Wprowadzenie (do 800 słów), Materiał i metody / Wyniki / Dyskusja (do 1000 słów każda), Ograniczenia (do 400 słów, opcjonalnie), Piśmiennictwo (do 8000 znaków, opcjonalnie), słowa kluczowe (do 3), a także theme, komentarze, sessionType oraz język prezentacji (język wskazany przez Zgłaszającego; językiem Kongresu jest język angielski)

Załączniki — do 5 plików na abstrakt w formacie PDF, PNG, JPEG lub TIFF (opcjonalny podpis)

Maksymalny rozmiar załącznika — maksymalnie 5 MB na plik (do 5 plików na abstrakt)

Lista autorów — dla każdego autora: tytuł naukowy, imię, nazwisko, afiliacja, oznaczenie autora prezentującego oraz e-mail (wymagany dla autora korespondencyjnego/prezentującego, opcjonalny dla pozostałych)

Załączniki przechowywane są w usłudze Cloudflare R2 (szczegóły dotyczące dostawcy i lokalizacji danych — patrz Polityka Prywatności).

3. Oświadczenie autorstwa. Zgłaszając Abstrakt, Użytkownik oświadcza, że:
   1. Abstrakt jest wynikiem oryginalnej pracy autorów, nie narusza praw osób trzecich, w szczególności praw autorskich, dóbr osobistych ani tajemnicy przedsiębiorstwa;
   2. przysługują mu prawa niezbędne do udzielenia licencji, o której mowa w ust. 5;
   3. posiada zgodę wszystkich współautorów na zgłoszenie Abstraktu oraz na warunki określone w niniejszym paragrafie, w tym na udzielenie licencji i na publikację danych autorów w zakresie wskazanym poniżej.
4. Odpowiedzialność zgłaszającego. Użytkownik zgłaszający Abstrakt ponosi pełną odpowiedzialność za uzyskanie zgód współautorów oraz za zgodność z prawdą oświadczeń, o których mowa w ust. 3. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenia praw osób trzecich wynikające z treści zgłoszonego Abstraktu.
5. Licencja. Z chwilą zgłoszenia Abstraktu Użytkownik (oraz, na podstawie uzyskanych zgód, pozostali autorzy) udziela Administratorowi nieodpłatnej, niewyłącznej, bezterminowej licencji — bez ograniczeń terytorialnych — na korzystanie z Abstraktu w celu jego oceny, publikacji i bezterminowego udostępniania w księdze abstraktów (book of abstracts), na stronie internetowej Kongresu oraz w materiałach pokongresowych, na następujących polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie techniką drukarską oraz cyfrową, wprowadzanie do pamięci komputera, publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp do Abstraktu w miejscu i czasie przez siebie wybranym (w tym w sieci Internet). Nagrania wystąpień oraz pozostałe materiały promocyjne są licencjonowane i przechowywane odrębnie (zob. Regulamin zgłaszania abstraktów i wystąpień §5 i §6); ich okres przechowywania wynosi: przez czas prowadzenia przez Organizatora działalności kongresowej, z przeglądem co 5 lat, nie dłużej jednak niż do wycofania zgody osoby, której wizerunek lub wystąpienie utrwalono. Odrębnie od bezterminowej publikacji, pliki źródłowe i załączniki leżące u podstaw zgłoszenia są przechowywane wyłącznie przez 1 miesiąc (30 dni) od zakończenia Kongresu, a jeżeli Abstrakt nie zostanie przyjęty, dane kontaktowe zgłaszającego i współautorów są przechowywane wyłącznie przez 1 miesiąc (30 dni) od zakończenia Kongresu. Licencja udzielana jest na podstawie i w granicach art. 41 oraz art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Autorskie prawa osobiste, w tym prawo do oznaczenia Abstraktu nazwiskami autorów, pozostają nienaruszone.
6. Zakaz danych pacjentów umożliwiających identyfikację. Abstrakt i załączniki nie mogą zawierać danych umożliwiających bezpośrednią ani pośrednią identyfikację pacjenta, uczestnika badania ani innej osoby trzeciej. Użytkownik jest zobowiązany przed przesłaniem materiału usunąć identyfikatory, metadane i elementy obrazu pozwalające na identyfikację. Jeżeli pełna anonimizacja nie jest możliwa, materiału nie należy przesyłać za pośrednictwem Serwisu bez uprzedniej pisemnej zgody Administratora i ustalenia odrębnej podstawy oraz zabezpieczeń.
7. Proces recenzji. Zgłoszone Abstrakty podlegają ocenie merytorycznej dokonywanej przez komitet naukowy lub wyznaczonych recenzentów. Decyzja recenzyjna może przyjąć jedną z postaci:

   ACCEPTED_ORAL — Abstrakt przyjęty do prezentacji ustnej (abstract-accepted)

   ACCEPTED_POSTER — Abstrakt przyjęty do prezentacji plakatowej (poster) (abstract-accepted-poster)

   REJECTED — Abstrakt odrzucony (abstract-rejected)

8. O wyniku oceny Użytkownik informowany jest za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany w zgłoszeniu. Decyzje recenzyjne mają charakter merytoryczny i nie podlegają trybowi reklamacyjnemu, o którym mowa w §10.

1. Płatności za Rejestrację oraz Add-ony można dokonać:
   1. online za pośrednictwem Operatora Płatności (Stripe) — na stronie płatności Stripe, na którą Użytkownik zostaje przekierowany z Serwisu. Dostępne metody zależą od waluty i urządzenia Użytkownika i są wskazane na stronie płatności; obejmują w szczególności karty płatnicze, Apple Pay, Google Pay oraz — przy płatności w PLN — BLIK. Informacje prawne i polityka prywatności Stripe: stripe.com/legal oraz stripe.com/privacy;
   2. przelewem tradycyjnym na rachunek bankowy Administratora prowadzony w walucie wybranej przy Rejestracji (odrębne rachunki dla PLN, EUR i USD), z numerem Rejestracji w formacie ICCSH-2027-XXXX w tytule przelewu. Numer rachunku, kod SWIFT/BIC i kwotę Administrator podaje w panelu Konta oraz w wiadomości payment-instructions.
2. Płatność online realizuje Operator Płatności na rzecz Administratora. Jeżeli wybrana metoda płatności wymaga zaakceptowania warunków jej dostawcy (np. Przelewy24 albo portfel Link, o ile są dostępne na stronie płatności), Użytkownik akceptuje je na stronie płatności. Administrator nie pobiera opłat za skorzystanie z żadnej metody płatności. Nieudana, przerwana lub wygasła płatność online nie prowadzi do zawarcia umowy; Użytkownik może ją ponowić w panelu Konta albo zapłacić przelewem tradycyjnym w terminie, o którym mowa w §6 ust. 9.
3. Silne uwierzytelnianie (SCA / 3DS2). Transakcje płatnicze mogą wymagać silnego uwierzytelnienia klienta (Strong Customer Authentication) z wykorzystaniem mechanizmu 3-D Secure 2 (3DS2), zgodnie z dyrektywą PSD2 (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2366) oraz rozporządzeniem delegowanym Komisji (UE) 2018/389. Uwierzytelnienie realizowane jest po stronie Operatora Płatności oraz dostawcy instrumentu płatniczego Użytkownika.
4. Dane kart płatniczych. Administrator nie przechowuje danych kart płatniczych ani innych danych uwierzytelniających instrumenty płatnicze. Dane te przetwarzają wyłącznie Operator Płatności, spełniający wymogi standardu bezpieczeństwa PCI DSS, oraz dostawcy wybranej metody płatności. Administrator otrzymuje od Operatora informację o statusie i wyniku transakcji oraz podstawowe dane transakcji: kwotę, walutę, metodę płatności, dane podane przez płatnika na stronie płatności, a przy karcie — jej typ, kraj wydania i cztery ostatnie cyfry numeru.
5. Faktura VAT. Na żądanie Użytkownika (zaznaczenie opcji „needsInvoice" i podanie danych do faktury) Administrator wystawia fakturę VAT zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Faktura wystawiana i udostępniana jest w formie elektronicznej. Akceptacja stosowania faktur w formie elektronicznej następuje na podstawie zgody Użytkownika wyrażonej w toku Rejestracji (art. 106n ustawy o VAT). Użytkownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność podanych danych do faktury.
6. Tytuł i waluta płatności. Płatność dokonywana jest w wysokości wynikającej z wybranej kategorii, taryfy oraz Add-onów, w walucie wybranej przez Użytkownika, zgodnie z §6. Ceny w poszczególnych walutach ustalane są niezależnie i nie stanowią wzajemnego przeliczenia (§6 ust. 6); Administrator nie stosuje własnego kursu przeliczeniowego.
7. Przelew tradycyjny. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Administratora. Użytkownik ponosi opłaty pobierane przez swój bank i banki pośredniczące; przy przelewie spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w USD Użytkownik wybiera — jeżeli jego bank to umożliwia — opcję kosztową OUR, tak aby na rachunek Administratora wpłynęła pełna należna kwota. Jeżeli wpłynie kwota niższa, Administrator informuje o tym Użytkownika, a płatność uważa się za dokonaną z chwilą wpływu brakującej części. Zgłoszenie wykonania przelewu w panelu Konta nie jest potwierdzeniem płatności.
8. Zwroty i zastrzeżenia do płatności. Zwrotu płatności online Administrator dokonuje za pośrednictwem Operatora Płatności na instrument płatniczy, którym jej dokonano, a zwrotu przelewu tradycyjnego — przelewem na rachunek, z którego wpłynęła płatność; jeżeli zwrot w ten sposób nie jest możliwy, Administrator uzgadnia z Użytkownikiem inny sposób zwrotu, niewiążący się dla niego z kosztami. Zasady i terminy zwrotów określają §9 oraz Polityka rezygnacji i zwrotów. Zastrzeżenia dotyczące płatności (np. obciążenie, którego Użytkownik nie rozpoznaje, albo płatność podwójna) można zgłaszać w trybie §10; nie ogranicza to uprawnień Użytkownika wobec wydawcy instrumentu płatniczego ani jego dostawcy usług płatniczych, w tym prawa do zakwestionowania transakcji.

1. Komu przysługuje. Zgodnie z art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Konsumentowi oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta (art. 38a tej ustawy) przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni, bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z zastrzeżeniem ust. 5. Użytkownikowi, który zawiera umowę bezpośrednio w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową i dla którego umowa ma charakter zawodowy, prawo to nie przysługuje — stosuje się do niego wyłącznie umowne zasady rezygnacji określone w Polityce rezygnacji.
2. Stanowisko Administratora co do art. 38 pkt 12. Administrator nie powołuje się na wyjątek z art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta. Udział w Kongresie jest usługą o charakterze naukowo-edukacyjnym i szkoleniowym, a nie usługą związaną z wypoczynkiem, wydarzeniem rozrywkowym, sportowym lub kulturalnym w rozumieniu tego przepisu. Administrator traktuje zatem prawo odstąpienia jako przysługujące i nie uzależnia sprzedaży od zrzeczenia się go — takie zrzeczenie byłoby zresztą bezskuteczne (art. 7 ustawy o prawach konsumenta).
3. Bieg terminu. Termin 14 dni liczy się od dnia zawarcia umowy (art. 28 pkt 2 ustawy o prawach konsumenta), tj. od dnia zawarcia umowy określonego w §6 ust. 8.
4. Sposób wykonania. Oświadczenie o odstąpieniu wystarczy wysłać przed upływem terminu na adres registration@iccsh2027.org albo pisemnie na adres siedziby Administratora. Można skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia od umowy stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu (wzór z załącznika nr 2 do ustawy o prawach konsumenta); skorzystanie z niego nie jest obowiązkowe. Administrator niezwłocznie potwierdza otrzymanie oświadczenia.
5. Skutki odstąpienia. Administrator zwraca wszystkie otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia, przy użyciu tego samego sposobu zapłaty (art. 32 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Przy odstąpieniu ustawowym Administrator nie potrąca opłaty rezygnacyjnej, opłaty administracyjnej ani prowizji Operatora Płatności; odmienne zasady z §8 Polityki rezygnacji dotyczą wyłącznie rezygnacji umownej i nie mają tu zastosowania.
6. Rozpoczęcie świadczenia przed upływem terminu odstąpienia. Jeżeli Rejestracja następuje w okresie krótszym niż 14 dni przed pierwszym dniem Kongresu, Administrator przed przyjęciem płatności odbiera od Konsumenta wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia wraz z przyjęciem do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi prawo odstąpienia wygaśnie (art. 15 ust. 3, art. 21 ust. 2 oraz art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta). Żądanie składa się przez zaznaczenie odrębnego, niezaznaczonego domyślnie pola wyboru. W braku takiego żądania Konsument zachowuje pełne prawo odstąpienia, a Administrator rozpoczyna świadczenie dopiero po upływie terminu.
7. Odstąpienie po częściowym wykonaniu. Jeżeli Konsument złożył żądanie, o którym mowa w ust. 6, i odstępuje od umowy przed pełnym wykonaniem usługi, ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, w wysokości proporcjonalnej do zakresu spełnionego świadczenia, z uwzględnieniem uzgodnionej ceny (art. 35 ustawy o prawach konsumenta).
8. Rejestracja dowodowa. Oświadczenia i żądania, o których mowa w ust. 4 i 6, są zapisywane przez Administratora wraz ze znacznikiem czasu (timestamp) oraz identyfikatorem wersji dokumentu, na podstawie którego zostały złożone.
9. Stosunek do Polityki rezygnacji. Umowne progi rezygnacji stosuje się poza zakresem ustawowego prawa odstąpienia i nie ograniczają go. Jeżeli uprawnionemu przysługują równocześnie odstąpienie ustawowe i rezygnacja umowna, stosuje się rozwiązanie korzystniejsze dla uprawnionego.
10. Powyższe nie pozbawia Użytkownika uprawnień z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ani uprawnień związanych z odwołaniem lub istotną zmianą Kongresu, o których mowa w §12.
11. W zakresie usług innych niż Bilet (np. nieodpłatne usługi Konta) stosuje się odpowiednie przepisy ustawy o prawach konsumenta.

1. Użytkownik ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej usług świadczonych przez Administratora drogą elektroniczną oraz wykonania umowy o uczestnictwo w Kongresie.
2. Reklamacje należy kierować na adres poczty elektronicznej registration@iccsh2027.org lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane umożliwiające identyfikację Użytkownika i sprawy (np. adres e-mail, numer Rejestracji), opis okoliczności stanowiących podstawę reklamacji oraz żądanie Użytkownika.
4. Administrator rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana, lub w inny wskazany przez Użytkownika sposób.
5. Brak udzielenia odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni jest równoznaczny z uznaniem reklamacji zgodnie z żądaniem Użytkownika (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).

1. Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, zgodnie z ustawą z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich. W szczególności Konsument może:
   1. zwrócić się do stałego polubownego sądu konsumenckiego z wnioskiem o rozstrzygnięcie sporu wynikłego z zawartej umowy;
   2. zwrócić się do Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie pozasądowego rozwiązania sporu konsumenckiego;
   3. skorzystać z bezpłatnej pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów lub organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów.
2. Internetowa platforma ODR (Online Dispute Resolution) Komisji Europejskiej zaprzestała działania z dniem 20 lipca 2025 r. i nie jest już dostępna. Pozasądowe rozstrzyganie sporów konsumenckich pozostaje możliwe za pośrednictwem podmiotów wskazanych w ust. 2 powyżej oraz Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).
3. Szczegółowe informacje o pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych właściwych instytucji, w tym Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: uokik.gov.pl.
4. Skorzystanie z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń ma charakter dobrowolny.

1. Administrator zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług w zakresie wynikającym z:
   1. działania siły wyższej, przez którą rozumie się zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności klęski żywiołowe, epidemie i pandemie, decyzje organów władzy publicznej, stany nadzwyczajne, działania wojenne, akty terroru, strajki, awarie infrastruktury energetycznej lub telekomunikacyjnej;
   2. nieprawidłowego działania urządzeń lub oprogramowania po stronie Użytkownika;
   3. podania przez Użytkownika nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
   4. działań osób trzecich, na które Administrator nie ma wpływu, w tym dostawców infrastruktury.
2. W razie odwołania Kongresu lub istotnej zmiany jego terminu lub formuły z przyczyn leżących po stronie Administratora, Administrator poinformuje Użytkowników drogą elektroniczną oraz przedstawi przysługujące im uprawnienia, w tym — w przypadkach uzasadnionych — zwrot uiszczonej opłaty, na zasadach określonych w Polityce rezygnacji i zwrotów. Postanowienie to nie ogranicza uprawnień Konsumenta wynikających z przepisów prawa.
3. Odpowiedzialność Administratora wobec Użytkownika niebędącego Konsumentem (B2B) z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłaty uiszczonej przez tego Użytkownika za daną Rejestrację. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne w świetle bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Niniejsze ograniczenie nie ma zastosowania do Konsumentów ani Przedsiębiorców na prawach konsumenta.
4. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treści przekazywane lub publikowane za pośrednictwem Serwisu (w tym treści Abstraktów) oraz zobowiązuje się nie dostarczać treści o charakterze bezprawnym.

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest MEDCONGRESS GROUP sp. z o.o. (dane w §2).
2. Dane osobowe przetwarzane są w celach niezbędnych do świadczenia usług drogą elektroniczną, realizacji umowy o uczestnictwo w Kongresie, obsługi Abstraktów, rozpatrywania reklamacji oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. rozliczeniowych i podatkowych), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO.
3. Administrator korzysta z dostawców infrastruktury i usług IT, z których część ma siedzibę lub personel poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) — w szczególności Resend (Stany Zjednoczone), dostarczający pocztę transakcyjną na podstawie certyfikacji EU–US Data Privacy Framework oraz Standardowych Klauzul Umownych (art. 46 RODO); Cloudflare Turnstile — wykorzystywany do weryfikacji antybotowej w formularzu rejestracji konta — który może przetwarzać ograniczone dane techniczne (w tym adres IP) w globalnej sieci Cloudflare na tych samych zasadach; Stripe (płatności online), który może przekazywać dane do Stripe, LLC w Stanach Zjednoczonych na podstawie certyfikacji EU–US Data Privacy Framework oraz Standardowych Klauzul Umownych; oraz Zoho Corporation B.V. (Holandia, centrum danych w UE), której personel wsparcia może uzyskiwać dostęp do danych skrzynki spoza EOG, w tym z Indii. Każdy taki transfer odbywa się na podstawie właściwego mechanizmu z rozdziału V RODO.
4. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym podstaw prawnych, okresów przechowywania, kategorii odbiorców oraz praw osób, których dane dotyczą, zawiera Polityka Prywatności dostępna pod adresem /pl/privacy-policy oraz klauzula informacyjna dostępna pod adresem /pl/data-processing.

1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiany Operatorów Płatności lub dostawców infrastruktury, względów bezpieczeństwa lub konieczności sprostowania oczywistych omyłek. O zmianie Regulaminu Administrator informuje:
   1. Użytkowników posiadających Konto — poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres przypisany do Konta, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmiany w życie;
   2. Użytkowników nieposiadających Konta — poprzez publikację zmienionego Regulaminu w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
2. Użytkownik posiadający Konto, który nie akceptuje zmienionego Regulaminu, może wypowiedzieć umowę o prowadzenie Konta przed wejściem zmiany w życie poprzez usunięcie Konta lub przesłanie stosownego oświadczenia.
3. Do umów o uczestnictwo w Kongresie zawartych przed wejściem w życie zmiany Regulaminu stosuje się postanowienia Regulaminu w brzmieniu obowiązującym w dniu zawarcia umowy.

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz — w zakresie danych osobowych — RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Prawem właściwym dla umów zawieranych na podstawie Regulaminu jest prawo polskie. Wybór prawa polskiego nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa jego zwykłego pobytu.
3. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów: z Użytkownikiem niebędącym Konsumentem (B2B) — jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Administratora; z Konsumentem (oraz Przedsiębiorcą na prawach konsumenta) — jest sąd właściwy zgodnie z przepisami ogólnymi o właściwości miejscowej (Kodeks postępowania cywilnego).
4. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
5. Niniejszy Regulamin został sporządzony w wersji polskiej i angielskiej. W przypadku rozbieżności między wersją polską a angielską niniejszego dokumentu rozstrzygające znaczenie ma wersja polska.
6. Niniejsza wersja Regulaminu (tou_v6) obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie. Wersja zaakceptowana przez Użytkownika jest utrwalana wraz z jego oświadczeniem; wcześniejsze wersje udostępniamy na żądanie pod adresem info@iccsh2027.org.

Niniejsza wersja Regulaminu (tou_v6) obowiązuje od dnia jej opublikowania w Serwisie. Wersja zaakceptowana przez Użytkownika jest utrwalana wraz z jego oświadczeniem; wcześniejsze wersje udostępniamy na żądanie pod adresem info@iccsh2027.org.

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

• Adresat: MEDCONGRESS GROUP sp. z o.o., ul. Chmielna 2/31, 00-020 Warszawa, Polska, e-mail: registration@iccsh2027.org
• Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących towarów(*) umowy dostawy następujących towarów(*) umowy o dzieło polegającej na wykonaniu następujących towarów(*)/o świadczenie następującej usługi(*)
• Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*)
• Imię i nazwisko konsumenta(-ów)
• Adres konsumenta(-ów)
• Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)
• Data

(*) Niepotrzebne skreślić.